工匠的摇篮:质量体系改进

以下四个步骤可以帮助您组织、定义、简化和改进质量体系。无论你是在开发一个新的系统，还是只是通过回顾和修改的过程，这些步骤都适用。

部门组织(三级):

1. 把你的系统分解成合乎逻辑的部门/地点。这使得定位信息变得容易，并且避免了功能与职责之外的需求复杂化。
2. 为部门创建一组标准的缩写。
3. 为每个部门创建一个组织结构图。
4. 在文件中明确职位名称(不要叫名字)。

定义人员的职责和权限:

1. 确定负责“拥有”其部门或职责范围内文件的管理层人员。
2. 定义部门组织结构图上所列各项职能的职责和权限。
3. 审查每一项职责，并确定它是否适合工作指导。
4. 使用职责和权限文件作为一种机制来推动你的培训计划。
5. 不要在每个文件上重复标明“责任”样板信息。

简化工作指令:

1. 确保每个动作动词只有一个句子。
2. 不要写大段大段的文章(没有人会读它，它不允许容易的参考)。
3. 把写作的重点放在事情是如何完成的。
4. 不要描述事情为什么要做。“为什么”的细节最好留给培训过程。
5. 工作说明书写得不够详细，不能帮助那些无家可归的人。它们是指导指导，以促进培训过程，可供参考。
6. 不写部门间的工作指示。没有人应该写其他部门或领域在他们职责之外应该做什么。负责这项工作的人必须是那些与指令定义有关的人。
7. 在创建新文档之前，问自己“我们可以修改现有的文档吗?”

改善控制:

1. 避免重复——文件分散在多个地方会增加混淆的可能性，而且很难控制。
2. 不要求在工作说明书上签名或首字母缩写。批准可以通过将文档的所有者标识为授权进行更改的人来显示。
3. 制作电子文档。在桌面上有特定部门的“目录”，并从这个目录“超链接”到每个过程。
4. 将电子版制成“受控”副本。所有打印的内容都被认为是不受控制的(并在页脚中标识)。

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